تسعى المنظمات لتكوين بياناتها بشكل مثالي لتحقق الفائدة القصوى من خلال تحليل التقارير الصادرة من الأنظمة، والتي تعتمد بشكل كبير على المُدخلات التي ترد من خلال موظفي المنظمة أو المستخدمين. وهذه العملية ليست معصومة من أخطاء أو نقص حتى بوجود محترفي الكتابة الإلكترونية، وغالباً ما يبدو الخطأ صغيراً لكنه يسبب مشاكل قصيرة وطويلة المدى. منها ما يؤثر في التقارير الصادرة من النظام ويسبب ظهور سجلات غير دقيقة أو نتائج مُضلِلة، ومنها ما يعيق عمليات أخرى مرتبطة بعملية التسجيل الأولى.
وبالبحث عن مصادر الخطأ في البيانات، وُجِد أن أكثرها شيوعاً تم خلال مرحلة تسجيل البيانات الفعلي. وذلك لا يمكن تلافيه بشكل كامل، ولكن يمكن تقليصه من خلال استخدام بعض المزايا في البرمجيات كالإكمال التلقائي أو القوائم المنسدلة.
ولن تكون تلك القضية الوحيدة المرتبطة بسلامة البيانات، إذ نجد أن بعض الحقول (كالعناوين) غير قابلة للضبط، إما لعدم ملئها أو لإختلاف مفهوم كتابتها لدى المستخدمين. وبعضها الآخر قد يُساء تفسيره من المستخدم مما يترتب عليه وصول قِيم غير ملائمة. فضلاً عن التكاليف (وقت/مال) المترتبة على تصحيح البيانات لأي منظمة تسعى لبناء تطبيقات ذكاء الأعمال.
ومن هنا تأتي أهمية توصيف البيانات لكافة الحقول ويبدأ ذلك بالتسمية المناسبة للحقل مروراً بالتلميحات لأمثلة مشابهة، وانتهاءً بشرحها بوضوح في أدلة الإستخدام. كما أن صحة البيانات هي خطوة لتحقيق مفهوم جودة البيانات في إطاره العريض.

(خالد عبدالله البلوي)